Digitale Receptie
Digitale receptie: Altijd een professionele ontvangst, ook zonder fysieke receptionist
De manier waarop organisaties bezoekers ontvangen verandert. Medewerkers werken vaker hybride, recepties zijn niet altijd bemand en bezoekers verwachten een snelle en professionele ontvangst. Dankzij een digitale receptie van Vibeon verwelkomt u bezoekers op een moderne, efficiënte en gastvrije manier. Daarnaast melden bezoekers en medewerkers zich eenvoudig aan via een touchscreen of QR-code. Waardoor automatisch de juiste contactpersoon wordt geïnformeerd en/of aanwezigheidsregistratie wordt bijgehouden.
Dit zorgt voor meer flexibiliteit, lagere operationele kosten en een professionele eerste indruk.
Wat is een digitale receptie?
Deze oplossing vervangt of ondersteunt de traditionele ontvangstbalie. Tevens draagt het bij aan juiste informatie over aanwezigen en bijvoorbeeld BHV-ers in het gebouw. Afhankelijk van de wensen kan een digitale variant onder andere worden ingezet voor:
- Bezoekersregistratie
- Aanmelden van leveranciers
- Ontvangst van sollicitanten
- Registratie van contractors
- Toegangscontrole
- Videoverbinding met een medewerker
- Digitale bewegwijzering
- Veiligheidsinstructies
Hierdoor ontstaat een professionele en efficiënte bezoekersstroom.
Een gastvrije ontvangst voor bezoekers
De receptie vormt vaak het eerste contactmoment met uw organisatie. Daarom moet deze professioneel, duidelijk en eenvoudig werken.
Met een digitale receptie kunnen bezoekers:
- Zichzelf aanmelden
- De juiste contactpersoon selecteren
- Direct videobellen met een medewerker
- Veiligheidsinformatie bekijken
- Route-informatie ontvangen
- Zich registreren voor een afspraak
Dit zorgt voor een moderne bezoekerservaring en een consistente uitstraling.
Ideaal voor hybride organisaties
Steeds meer organisaties hebben geen continu bemande receptie meer. Bovendien werken medewerkers op kantoor, thuis of op verschillende locaties. Dankzij een digitale receptie wordt een bezoeker altijd geholpen, ongeacht waar medewerkers zich bevinden.
Voordelen:
- Minder afhankelijk van receptiebezetting
- Snellere bezoekersafhandeling
- Altijd bereikbaar
- Professionele uitstraling
- Lagere personeelsdruk
Videoreceptie voor direct contact
Wilt u bezoekers persoonlijk te woord staan zonder fysiek aanwezig te zijn? Dan is een digitale receptie het antwoord. Via een geïntegreerde camera, microfoon en display ontstaat direct persoonlijk contact tussen bezoeker en medewerker.
Dit is ideaal voor:
- Hoofdkantoren
- Industriële locaties
- Logistieke centra
- Hotels
- Meerdere vestigingen
Hierdoor behoudt u de persoonlijke benadering terwijl de organisatie efficiënter werkt.
Integratie met bestaande systemen
Een digitale receptie levert de meeste waarde wanneer deze gekoppeld wordt aan bestaande systemen. Mogelijke koppelingen zijn:
- Microsoft 365
- Outlook Agenda
- Active Directory
- Bezoekersregistratiesystemen
- Toegangscontrolesystemen
- Dyflexis
- CRM-oplossingen
Hierdoor worden processen geautomatiseerd en handmatige handelingen beperkt.
Combineer digitale receptie met narrowcasting
Een digitale receptie kan eenvoudig worden gecombineerd met narrowcasting. Zo kunnen schermen naast bezoekersregistratie ook worden gebruikt voor:
- Welkomstberichten
- Bedrijfsinformatie
- Veiligheidsinformatie
- Nieuwsberichten
- Route-informatie
- Evenementinformatie
Dit verbetert zowel de informatievoorziening als de professionele uitstraling.
Gebruiksvriendelijk voor bezoekers én medewerkers
De oplossing wordt volledig afgestemd op uw organisatie en gebruikers. Mogelijkheden zijn onder andere:
- Touchscreenbediening
- Meertalige ondersteuning
- Automatische notificaties
- QR-code registratie
- Badge-uitgifte
- E-mailmeldingen
- Videobellen
Hierdoor kunnen bezoekers zelfstandig worden geholpen terwijl medewerkers efficiënt blijven werken.
Service en onderhoud
Een digitale receptie moet altijd beschikbaar zijn. Daarom ondersteunt Vibeon organisaties met:
- Preventief onderhoud
- Monitoring
- Software-updates
- Gebruikerssupport
- Storingsopvolging
- Periodieke controles
Zo bent u verzekerd van een betrouwbare werking en een professionele bezoekerservaring.
Onze aanpak
Geen enkele organisatie is hetzelfde. Daarom beginnen wij altijd met een inventarisatie van de bezoekersstromen, processen en wensen.
Onze aanpak:
- Inventarisatie en advies
- Ontwerp van de oplossing
- Selectie van hardware en software
- Installatie en configuratie
- Training van gebruikers
- Service en onderhoud
Hierdoor ontstaat een toekomstbestendige digitale receptie die aansluit op de manier waarop uw organisatie werkt.
Waarom kiezen bedrijven voor Vibeon?
- Onafhankelijk advies
- Persoonlijke begeleiding
- Wij denken mee en zijn toch eigengereid
- Gebruiksvriendelijke oplossingen
- Hoge betrouwbaarheid
- Professionele installatie
- Snelle ondersteuning
- Eén aanspreekpunt voor het complete project
- Vibeon helpt organisaties om bezoekers professioneel te ontvangen, processen te automatiseren en de gastbeleving te verbeteren met slimme digitale receptieoplossingen.
🔵 ContactPlan een afspraak met de AV-specialist